Apparatuur aanschaffen voor een behandelpraktijk: waar de rekensom op vastloopt

De aanschafprijs is het kleinste getal

Wie voor het eerst apparatuur aanschaft voor een salon of praktijk, vergelijkt meestal op aanschafprijs. In de exploitatie blijkt dat het minst bepalende getal. De kosten die over vijf jaar het verschil maken zijn de verbruiksartikelen, het onderhoudscontract, de garantietermijn op de kostbare onderdelen en de beschikbaarheid van service in Nederland.

Bij lasersystemen bijvoorbeeld is de levensduur van de lichtbron uitgedrukt in aantal pulsen. Twee systemen met dezelfde prijs kunnen daarin een factor drie verschillen. Zonder dat getal is een vergelijking op prijs betekenisloos.

Bezettingsgraad bepaalt of het uitkomt

De tweede rekenfout is uitgaan van een volle agenda. Een realistische aanname voor een nieuw behandeltype ligt in het eerste jaar aanzienlijk lager dan wat de leverancier in de terugverdienberekening zet. Praktisch: reken door op de helft van de aangenomen bezetting en kijk of het dan nog uitkomt. Doet het dat niet, dan hangt het rendement volledig af van marketing en niet van het apparaat.

Meetellen hoort ook de behandeltijd per klant, inclusief voorbereiding en nazorg. Een apparaat dat een behandeling in twintig minuten doet in plaats van veertig, verdubbelt de capaciteit van dezelfde behandelkamer. Dat weegt bij een volle agenda zwaarder dan de aanschafprijs. Specificaties per systeem staan bij BodySculpting.

Opleiding, protocollen en aansprakelijkheid

Bij professionele apparatuur hoort een opleidingstraject, en dat is geen formaliteit. Verzekeraars en brancheorganisaties stellen eisen aan wie welke apparatuur bedient. Een leverancier die alleen levert en niet opleidt, laat een deel van het traject bij de koper liggen.

Let ook op de documentatie: CE-markering, gebruikershandleiding in het Nederlands, en een protocol voor intake en contra-indicaties. Bij een controle of een klacht is dat het dossier waarop teruggevallen wordt.

Service is het punt waar het misgaat

Apparatuur die stilstaat kost per dag een volle agenda. De vraag die daarom vroeg gesteld hoort te worden is hoe lang een reparatie duurt, of er leenapparatuur beschikbaar is en waar de onderdelen vandaan komen. Import zonder Nederlandse servicepartner betekent in de praktijk weken stilstand in plaats van dagen.

Vraag daarom voor de aanschaf drie dingen na en zet ze op papier: de gemiddelde responstijd bij een storing, of er leenapparatuur beschikbaar is en of onderdelen op voorraad liggen in Nederland. Een leverancier die dat niet concreet kan maken, kan het in de praktijk meestal ook niet waarmaken.

Kort samengevat

Vergelijk niet op aanschafprijs maar op de kosten over vijf jaar, inclusief verbruik en onderhoud. Reken de bezetting door op de helft van wat de leverancier aanneemt. Controleer of opleiding, protocollen en documentatie meekomen. En stel de servicevraag voordat er getekend wordt, niet erna.

Wie deze punten voor de aanschaf op een rij zet, komt zelden uit bij het goedkoopste systeem, maar wel bij het systeem dat na drie jaar nog draait. Een overzicht van professionele systemen en wat erbij hoort staat op bodysculpting-concept.nl.